Das Einfache ist heute schwer.

Wir leben in einer Zeit, in der Komplexität zum Synonym für Kompetenz geworden ist.

Mehr Kennzahlen, mehr Berichte, mehr Instrumente, mehr Fachbegriffe und zugleich immer größere Schwierigkeiten, im Arbeitsalltag das Wesentliche umzusetzen.

Die Basis der Organisation, also die Menschen, die vor Ort arbeiten, Aufgaben ausführen und Entscheidungen treffen, wünscht sich Klarheit, Zugänglichkeit, praktische Anwendbarkeit und Sinn. Sie wollen etwas, das im Alltag zwischen Druck und Informationsflut funktioniert. Das Problem ist: Einfachheit ist heute schwer. Die Daten zeigen, warum.

Einfachheit beginnt mit der Fähigkeit zu verstehen.

Wenn wir sagen, Menschen wollten „es einfach haben“, meinen wir nichts Oberflächliches. Wir sprechen davon, tatsächliche Hürden für das Verständnis zu beseitigen.

Laut dem Indikator für funktionalen Analphabetismus (Inaf) von 2024 gelten etwa 29% der Brasilianer im Alter von 15 bis 64 Jahren als funktionale Analphabeten. Das bedeutet, dass sie Schwierigkeiten haben, alltägliche Texte und Zahlen zu verstehen, auch wenn sie eine Schule besucht haben. Dieser Anteil liegt weiterhin auf dem Niveau von 2018. Unter jungen Menschen im Alter von 15 bis 29 Jahren gab es einen besorgniserregenden Anstieg von 14% auf 16% [1].

Das bedeutet, dass fast drei von zehn Menschen ein Verfahren zwar „sehen“, seine tatsächliche Bedeutung für die tägliche Arbeit aber möglicherweise nicht erfassen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Umsetzung von Richtlinien, Regeln und Praktiken aus, wenn diese in Fachsprache und ohne die nötige Übertragung in die Praxis vermittelt werden.

Das ist kein ausschließlich brasilianisches Phänomen.

Verständnisprobleme betreffen nicht nur uns. Sie sind ein weltweites Thema.

Aktuelle Daten des Programme for the International Assessment of Adult Competencies (PIAAC) der OECD zeigen, dass in den teilnehmenden Ländern durchschnittlich 26% der Erwachsenen über eine geringe Lesekompetenz verfügen (Stufe 1 oder darunter). Das weist auf Schwierigkeiten hin, Texte zu verstehen, die mehr verlangen als das bloße Erkennen einzelner Informationen [2].

In den Vereinigten Staaten etwa erreichten laut den Ergebnissen von 2023 rund 28% der Erwachsenen ebenfalls nur die niedrigsten Stufen der Lesekompetenz. Gegenüber früheren Jahren ist das ein Anstieg [3].

Diese Zahlen zwingen uns zu einer Frage: Wenn ein erheblicher Teil der Beschäftigten Schwierigkeiten hat, dichte Texte zu verstehen, wie können wir dann erwarten, dass diese Menschen komplexe Verfahren in der Praxis anwenden?

Fachsprache ist eine unsichtbare Hürde

Als Fachleute vergessen wir oft, dass die Sprache im Büro oder Schulungsraum nicht dieselbe ist wie im betrieblichen Alltag.

Verfahren, Standards, Formulare und Maßnahmenpläne in Fachsprache schaffen eine unsichtbare Distanz zwischen den Menschen, die planen, und denen, die ausführen. Dadurch fällt es schwerer:

• Den tatsächlichen Sinn dessen zu verinnerlichen, was von ihnen erwartet wird;
• Unter Druck die richtigen Entscheidungen zu treffen;
• Informationen in konkretes Handeln umzusetzen.

Forschung zur Kommunikation im Gesundheitswesen, einem kritischen Bereich, in dem Fehler unmittelbare Folgen haben, zeigt: Verständliche Sprache verbessert das Verständnis erheblich und verringert Fehler bei der Auslegung von Empfehlungen und Anweisungen. Kontrollierte Studien haben beispielsweise gezeigt, dass Informationsmaterial in verständlicher Sprache die Therapietreue erhöhte. Zugleich konnten betreuende Personen und Patienten medizinische Anweisungen besser korrekt befolgen [4]. Wenn das in einem so sensiblen Umfeld wie dem Gesundheitswesen gilt, warum sollte es im Alltag von Sicherheit und Produktion anders sein?

Einfachheit braucht Nähe zur tatsächlich ausgeführten Arbeit

Ohne ein tiefes Verständnis des betrieblichen Umfelds ist keine wirksame Vereinfachung möglich.

Wer die Praxis nicht kennt, macht Dinge kompliziert. Wer den Alltag nicht beobachtet, entwickelt Lösungen für einen nur vorgestellten Arbeitsplatz.

Um Strategie in konkretes Handeln zu übersetzen, müssen wir:

• Wissen, wie Entscheidungen tatsächlich getroffen werden;
• Sehen, wie Informationen gelesen, verstanden und angewendet werden;
• Die Sprache der Menschen auf operativer Ebene sprechen;
• Die kognitive Belastung verringern, ohne das Wesentliche zu verlieren.

Vereinfachen heißt, die Menschen zu respektieren, die die Arbeit tatsächlich erledigen.

Einfachheit ist eine Führungsaufgabe

Vereinfachen bedeutet nicht, die Sprache zu verflachen, sondern ihre Wirkung zu erhöhen.

Es bedeutet, Verantwortung zu übernehmen: Wenn die Menschen, die Aufgaben ausführen, nicht vollständig verstehen, was von ihnen erwartet wird, liegt das Problem in unserer Kommunikation und nicht in ihrem vermeintlichen „Widerstand“ gegen das Lernen.

Wenn es uns gelingt, ein komplexes Konzept in eine einfache, klare und praktikable Anweisung zu übersetzen, geschieht etwas Entscheidendes:

• Menschen verstehen mit weniger Aufwand;
• Sie wiederholen das Gelernte mit mehr Sicherheit;
• Sie setzen es verlässlicher um;
• Und so bleibt Kultur nicht bloß ein Gesprächsthema, sondern wird zu Verhalten.

Fazit

Einfachheit ist schwer, weil sie Folgendes verlangt:

• Tiefe, um Informationen auf ihren Kern zu verdichten;
• Nähe, um zu verstehen;
• Mut, eine Sprache aufzugeben, die nur dem Verfasser des Dokuments dient;
• Disziplin, um Theorie in die Praxis umzusetzen.

Doch wenn uns Einfachheit gelingt, werden die Ziele der Organisation nicht nur verständlich, sondern tatsächlich erreichbar.

Bis zum nächsten Mal!

Andreza Araújo

Quellen:

[1] UNICEF. (2025, 5. Mai). Analfabetismo funcional não apresenta melhora e alcança 29% dos brasileiros, mesmo patamar de 2018, aponta novo levantamento do Inaf. https://www.unicef.org/brazil/comunicados-de-imprensa/analfabetismo-funcional-nao-apresenta-melhora-e-alcanca-29-por-cento-dos-brasileiros-mesmo-patamar-de-2018-aponta-novo-levantamento-do-inaf

[2] OECD. (2024). Survey of Adult Skills (PIAAC) - Public data and analysis. https://www.oecd.org/skills/piaac/

[3] OECD. (2024). Survey of Adults Skills 2023: United States. https://www.oecd.org/en/publications/survey-of-adults-skills-2023-country-notes_ab4f6b8c-en/united-states_427d6aac-en.html

[4] Berkman, N. D., Sheridan, S. L., Donahue, K. E., Halpern, D. J., & Crotty, K. (2011). Low health literacy and health outcomes: an updated systematic review. Annals of Internal Medicine, 155(2), 97–107. https://www.acpjournals.org/doi/10.7326/0003-4819-155-2-201107190-00005